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Mesures liées au COVID-19

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Vous trouverez sur cette partie du site l'ensemble des mesures prises par Helvetia pendant la période de confinement : le télétravail des collaborateurs, l'extranet, les virements bancaires, les procédures de résiliation et enfin des conseils spécifiques pour protéger les entreprises.

Toutes les équipes d’Helvetia France restent mobilisées et opérationnelles pour assurer la continuité de l'activité dans les meilleures conditions et dans le respect des consignes sanitaires.

Organisation du travail

Face à la propagation du COVID-19, la Direction d’Helvetia France a décidé de généraliser le télétravail pour tous ses collaborateurs depuis le 16 mars et ce jusqu’à nouvel ordre.

Veuillez bien noter les détails de l'organisation à ce jour :

  • Appels téléphoniques : les numéros de lignes directes de vos interlocuteurs ont été transférées sur leurs téléphones portables respectifs afin de traiter les cas urgents, et tous les collaborateurs ont accès à leurs mails professionnels pour la gestion courante. Tous les collaborateurs sont équipés d’un ordinateur portable et les connexions à distance sont installées.
  • Déclaration de sinistres : nous vous rappelons qu'Helvetia met à votre disposition un extranet afin de faciliter les déclarations des sinistres et le suivi de leur avancement. Nous reprendrons contact avec vous ultérieurement pour vous indiquer les modalités d'accès pour ceux qui n'utilisent pas encore ces services.
  • Règlement des sinistres : nos services de gestion de sinistres ne pourront procéder aux règlements que par virement. Nous vous remercions de votre meilleure collaboration pour obtenir les coordonnées bancaires nécessaires.
  • Règlement des primes : nous vous demandons de bien vouloir effectuer les paiements de prime par virement uniquement.
  • Les rendez-vous physiques : les équipes ont instruction de transformer les rendez-vous physiques en réunions téléphoniques.
  • Organisation : il est préférable de privilégier les emails plutôt que le téléphone portable.
  • Les événements et réunions prévus jusqu'au 15 mai sont reportés.

Fiches préventives entreprises

L'état de confinement actuel a un impact sur les bâtiments, les marchandises, les entrepôts, les machines, les chantiers, sur les transporteurs, les navires etc ... : veuillez trouver la liste des mesures à prendre.

Téléchargements
Fiche prévention Dommage aux Véhicules PDF
Fiche prévention Fine Art PDF
Fiche prévention Fluvial PDF
Fiche prévention Marchandises Transportées PDF
Fiche prévention Navires PDF
Fiche prévention Risques Techniques PDF
Fiche prévention Transporteurs & Logisticiens PDF

Faute inexcusable de l'employeur

Face au COVID-19, quelles mesures prendre pour éviter le risque de reconnaissance de faute inexcusable de l’employeur ?

En tant qu’employeur, comme vous le savez, vous êtes tenus à une obligation de sécurité-résultat à l’égard de vos salariés.

Dans ce contexte de pandémie, comment éviter qu’une faute inexcusable de l’employeur soit retenue à votre encontre ?

  1. L’employeur avait ou aurait dû avoir conscience du danger auquel il exposait son salarié ;
  2. et qu’il n’a pas pris les mesures nécessaires pour le préserver du danger.

Il est clair que face à cette crise sanitaire exceptionnelle et qualifiée de pandémie, vous avez, en tant qu’employeur,conscience du danger. Il convient donc de mettre en oeuvre les mesures nécessaires pour préserver vos salariésdu risque de contracter le COVID-19, à savoir mettre en place les mesures préconisées par le gouvernement.

Voici quelques recommandations (liste non exhaustive) :

Mettre en télétravail les salariés qui peuvent l’être et éviter les déplacements professionnels

Pour les salariés qui ne peuvent télétravailler, il convient que l’employeur :

  • Procède à l’évaluation des risques sur le lieu de travail en fonction du travail à effectuer par les salariés (évaluation à retranscrire dans le Document Unique d’Evaluation des Risques DUER et à actualiser en fonction de l’évolution de la situation) ;
  • Détermine en fonction de cette évaluation, les mesures de prévention à mettre en place ;
  • Adapte la formation des salariés à la situation de l’entreprise et à la nature des postes occupés ;
  • Se concerte avec les représentants du personnel à ce sujet ;
  • Fasse appel au service de médecin du travail, si cela est possible, et qui a notamment pour mission de conseiller les employeurs ;
  • Mette à disposition de ses salariés tous les moyens de protection tels que savons, gel hydroalcoolique en quantité suffisante, masques de protection ;
  • Renforce les règles de nettoyage des locaux, sols et surface ;
  • Espace les postes de travail pour permettre une distance de plus de 1 mètre ;
  • Limite au strict nécessaire les réunions et privilégie les visioconférences ;
  • Limite les regroupements de salariés dans des espaces réduits (ascenseur, cantine, espace commun de détente par exemple) ;
  • Rappelle régulièrement les gestes barrières aux salariés et les distances à respecter (affichage, notes de service) et veille au respect de ces recommandations.

Si en tant qu’employeur, vous arrivez à démontrer que vous avez mis en oeuvre tous les moyens nécessaires pour protéger vos salariés des risques de contracter le COVID-19, il est peu probable qu’une faute inexcusable de l’employeur puisse être retenue à votre encontre. Les preuves de toutes vos actions en ce sens sont à conserver avec précaution. Prenez soin de vous et de vos salariés !

HelvetiaNet

Afin de faciliter l'accès à distance à nos produits et services, nous vous rappelons qu'Helvetia a mis en place un extranet performant qui vous permet de :

  • Déclarer et suivre les sinistres
  • Tarifer et souscrire en ligne
  • Editer les attestations d'assurance
  • Analyser les statistiques

Pour obtenir votre code d'accès à HelvetiaNet, c'est facile !
Envoyez un email à votre Délégation Régionale Helvetia.

Si vous avez égaré votre code d'accès, envoyez un email à business.it@helvetia.fr.
Notre service informatique vous redonnera des nouveaux codes.

Découvrez HelvetiaNet

E>Règlement

Vos équipes travaillent à distance ou en effectif réduit, E>Réglement permet de simplifier et exécuter les taches comptables à distance :

  • Consulter les actions réalisées par la compagnie en temps réel (primes, ristournes, avenants)
  • Visualiser les impayés
  • Supprimer les tâches répétitives de saisie
  • Déduire les courtages des primes reversées à la compagnie
  • Sécuriser nos échanges de flux financiers via une connexion sécurisée

contact : sylvie.pineiro@helvetia.fr

Découvrez E>Réglement

Déclaration de sinistres à distance 

Pendant le confinement, plus que jamais adoptez Helvetianet pour déclarer les sinistres et suivre l'état d'avancement du dossier à distance.

Au regard des mesures de confinement, utilisez les outils simples et efficaces pour :

  • déclarer le sinistre,
  • suivre l'état financier,
  • obtenir le nom du gestionnaire,
  • suivre les recours, les expertises, les montants engagés.

Les intermédiaires d'assurance qui disposent de l'outil peuvent aussi choisir de déléguer la déclaration du sinistre à l'assuré. Le système adresse une copie de toutes les déclarations et les pièces à l'intermédiaire pour un parfait suivi conjoint.

Contact : votre délégation de rattachement

Découvrez HelvetiaNet

Règlement par virement

La situation exceptionnelle liée au COVID-19 nous amène à favoriser l'utilisation des virements bancaires pour les règlements de primes et de sinistres.

La mise en télétravail de tous les collaborateurs d'Helvetia et les perturbations que va subir le traitement du courrier postal risquent d'entraîner des irrégularités dans les comptes dont nous subirons tous les conséquences.

Nous souhaitons, avec votre concours, favoriser l'utilisation des virements bancaires pour les règlements.

Le règlement des sinistres par émission de lettre chèque est devenu impossible, nous comptons sur vous pour récupérer au plus vite les RIB des assurés afin de continuer à régler les sinistres. Merci de les transmettre à votre contact gestionnaire de sinistre Helvetia habituel.

Concernant le règlement des primes, nous vous prions de bien vouloir privilégier le virement bancaire. Vous pouvez télécharger les RIB HSA et HDF.

Résiliation

Allégement des formalités de résiliation des contrats renouvelables par tacite reconduction

Soucieux de faciliter ses services pendant cette période de pandémie, Helvetia France a décidé d'alléger les formalités de résiliation des contrats renouvelables à tacite reconduction.

Les assurés pourront adresser à Helvetia France une résiliation par simple courriel. Ce courriel aura conventionnellement une valeur identique à une lettre recommandée ou à un recommandé électronique.
Cette disposition doit s'entendre pour exceptionnel et s'appliquera exclusivement pour les résiliations qui doivent être notifiées à l'assureur pendant la durée du confinement en respectant la durée du préavis contractuel.

A titre d'exemple, pour un contrat annuel renouvelable par tacite reconduction, venant à échéance le 1er juin 2020, prévoyant un préavis de résiliation de deux mois, un simple courriel de résiliation pourra être adressé par l'assuré à Helvetia France jusqu'au 31 mars 2020.

Toute résiliation par courriel en application de cette facilité devra être adressée à l'adresse suivante : resiliation@helvetia.fr, en précisant le numéro Helvetia du contrat et le nom de la Délégation Helvetia concernée.

Nous vous demandons de transmettre cette information à nos assurés.

L'assuré recevra systématiquement par courriel un accusé de réception. Cet accusé de réception devra être conservé car il pourra être demandé comme justificatif. La demande de l'assuré sera transférée à la Délégation Régionale Helvetia à laquelle il est rattaché pour suite à donner.

Les assurés pourront bénéficier de cet allègement des formalités de résiliation pendant toute la durée de la période de confinement plus 15 jours après la levée officielle des mesures de confinement en France. Compte tenu de la levée du confinement à compter du 11 mai 2020, l'adresse email dédiée a été fermée le 05 juin 2020.

Cette mesure concerne Helvetia Assurances SA et Helvetia Compagnie Suisse d'Assurances.

Report des mises en demeure

Afin de soutenir la trésorerie des assurés, les mises en demeure pour non règlement des primes sont suspendues jusqu'au 30 juin 2020.

Visio-expertise

En cette période de confinement, la mise en place d'expertises peut être rendue compliquée au vu des règles sanitaires entraînant un allongement du délai de traitement d'un dossier de sinistre.

Helvetia souhaite maintenir une très bonne qualité de service et s'est ainsi dotée de moyens technologiques pour que les experts que nous sollicitons puissent réaliser des visio-expertises, jusqu'alors peu ou pas utilisées en transport.

Grâce à la visio-expertise, l'expert n'a pas besoin de se rendre sur le lieu du sinistre. Il convient d'un rendez-vous en ligne, envoie les convocations digitales à toutes les parties concernées, pilote son expertise à distance en donnant ses instructions à un tiers sur place en charge de la prise de vue.

Ces visio-expertises sont organisées par notre filiale Groupe Save.

Les gestionnaires de sinistre d'Helvetia missionnent Groupe Save pour la mise en place de ces expertises.

Nous espérons que ces mesures techniques contribueront à minimiser grandement d'éventuels délais de traitement des dossiers de nos assurés.

Enfin, nous vous rappelons que pour plus d'efficacité, les déclarations de sinistres peuvent être faites via notre extranet https://www.helvetia.com/fr/extranet3/fr/fr/index.php

Si vous n'avez pas encore d'identifiants ou si vous les avez perdus, prenez contact avec votre délégation régionale Helvetia qui vous les communiquera.

Contact : votre délégation de rattachement

Soutien au déblocage des marchandises

En raison des mesures de confinement liées à la pandémie du COVID-19, des marchandises sont susceptibles d'être bloquées en cours d'acheminement partout dans le monde.

Helvetia souhaite faciliter le rétablissement des flux de marchandises de ses assurés jusqu'à destination en mettant à disposition la capacité de sa filiale Groupe Save.

Helvetia France donne à ses assurés en transport, la possibilité de saisir en direct Groupe Save qui désignera dans un délai maximum de 48h ouvrées, un commissaire d'avaries afin d'apporter aide et conseils pour débloquer les marchandises et rechercher une solution d'acheminement à destination.

Groupe Save sera à même de mobiliser son réseau mondial d’experts transport indépendants et de commissaires d’avaries.

Pour simplifier les démarches, nous invitons nos assurés à compléter le formulaire en cliquant sur le lien ci-dessous.

Une fois le formulaire rempli, Groupe Save veillera à mettre en œuvre ses contacts locaux pour un traitement rapide en vue de la libération des marchandises.

Les frais et honoraires du commissaire d'avaries seront pris en charge par Helvetia France.

Cette démarche ne vaut pas déclaration de sinistre. En parallèle, il vous appartient de faire toute déclaration de sinistre auprès de votre gestionnaire de sinistre habituel. Et nous vous rappelons que les déclarations de sinistres peuvent s'effectuer à distance via notre extranet https://www.helvetia.com/fr/extranet3/fr/fr/index.php

Si vous n'avez pas encore d'identifiants ou si vous les avez perdus, prenez contact avec votre délégation régionale Helvetia qui vous les communiquera.

Contact : votre délégation de rattachement

Veuillez noter que vos interlocuteurs habituels sont mobilisés et opérationnels plus que jamais à vos côtés et mettent tout en oeuvre pour maintenir la qualité de service habituelle. Vous pouvez les contacter par téléphone ou par mail de préférence.

En cette période, soyez assuré, que nous sommes tous plus que jamais engagés à vos côtés.

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